香港二樓書店 > 帶人問題，豐田主管用「紙一張」解決：豐田主管只用一張A4紙，消除部屬的不主動、教不會、講不聽，能力自動2－6

前言

「紙一張」的管理術

　　感謝你拿起這本書。本書是專門為擔任管理職或領導者的商務人士所寫，如果你在翻閱時覺得：「喔？這裡面說的就是我！」那麼請繼續閱讀下去。

　　在繁忙的工作中，身為主管（書中以此作為統稱），你每天會面臨各種挑戰，希望能盡快找到改善或解決這些問題的方法，並期望從中獲得有價值的知識及靈感。

　　正因為如此，你才拿起了這本書。首先，我要對這樣的你表示深深的敬意。你的部屬能在你的麾下工作，我真心認為，他們真的非常幸運。而我希望這本書，能為你的需求和願望提供一些協助。

　　本書會介紹與領導相關的技能與洞察力，並讓你在最短的時間內應用於日常工作中，若能為你帶來幫助，是我莫大的榮幸。

　　接下來，我先簡單介紹一下自己。職涯初期，我曾在豐田汽車股份有限公司（以下簡稱豐田）的海外部門工作，之後轉職到經營商學院的GLOBIS股份有限公司（以下簡稱GLOBIS）。後來於2012年創業，從事支援社會人士方面的工作，經常舉辦企業培訓和演講，目前累計受訓人數超過1萬人，合作過的企業包含知名的大企業到中小企業。我也曾帶口譯到中國演講，服務範圍非常廣泛。

　　本書的內容是根據我過去10年，與超過1萬名以上的商務人士在對話交流中，獲得的知識與經驗所構成。

　　我也是一名作家，本書是我的第9本著作（包括文庫本〔按：在日本，出版社通常會先以尺寸較大的單行本形式出版新書，幾年後，再推出尺寸較小的文庫本。文庫本的優點是價格較便宜、方便攜帶〕在內共出版11本書），累計銷量超過53萬冊。這本書的內容，主要來自我親臨教育現場的實際體驗，並囊括自2015年以來，於商業書籍界廣受讀者喜愛內容的最新版本。由於在各方面已獲得一定的成績，你能放心的繼續閱讀。

　　在撰寫本書前，我在「紙一張」學院（我創立的社會人士進修學院）中，為領導者舉辦了一場實體工作坊。我請參加者報名時，寫下目前身為主管面臨的煩惱。最終，我蒐集到超過50件以上的真實心聲。

　　在序章中，我會與大家一同深入探討這些煩惱的具體內容，但在那之前，我想先和讀者取得一個明確的共識。

　　現在有許多商務人士像你一樣，正以主管的身分不斷奮鬥，本書正是為了解決這些領導者的真實煩惱而誕生。

　　事實上，在閱讀本書的過程中，你或許會發現自己遇到的困擾，不時在書中出現：「啊！這就是我在煩惱的事。」、「原來如此，所以現在的處理方式才都行不通。」、「原來，這樣想、這樣做就能解決問題嗎？」這些想法都會在本書中解答。

　　具體的解決方案，會在第二章之後詳細介紹。在前言，我想先將前面提到的50件煩惱，總結成一個核心概念—身為主管，你須具備「將抽象概念轉換成語句、文字」（言語化）的能力。

　　這不僅是根據在工作坊中的觀察，也是我在過去10年中，與許多主管交流，以及在社會人士進修領域中看見的本質。我分享這個核心概念後，許多參加課程的學員相繼表示「真是太令人震撼了」、「我現在才恍然大悟」、「煩悶感一掃而空」……即使你現在只閱讀了前言，相信也會出現類似的感受。

　　關於「言語化」的概念，可以這樣具體解釋：

　　•將公司的理念、方針、目標等，用自己的方法轉換成具體的文字。

　　•傾聽部屬的想法，並與他們一同或代替他們將想表達的內容，透過話語、文字表達出來。

　　•支援部屬，促使他們能主動表達意見，並付諸行動。

　　我曾在豐田工作，因此習慣使用「視覺化」這個詞語，該詞語是指以重視視覺傳達的方式，來思考、整理、將資訊轉換成文字，以便交流溝通。不過，本書不會提到這個專有名詞。本書的最終目標，是希望能在日常工作中，尤其是在管理部屬方面幫助你。因此，我會用部屬也能理解的言語來介紹。書中會使用更普遍且容易理解的方式表達，請安心的閱讀下去。

　　舉例來說，我發現許多主管，似乎對於「部屬不主動處理工作」感到煩惱（詳情會在第二章說明，並提供解決方法）。像是「部屬的工作目標模糊不清」、「工作目標本身雖然明確，但部屬缺乏投入感」、「部屬在需要獨立思考時，無法掌握判斷的基準」等。

　　解決這些問題的關鍵在於「言語化」，而你需要做的，只有在「紙一張」的框架上寫下你的想法。這是本書最大的特點，這樣就足以應對日常的管理工作。

　　透過「紙一張」管理術，你能順利面對這些挑戰：協助部屬確立工作目標、了解自身工作內容、理解工作的意義。

　　此外，也有不少主管表示，在與部屬溝通時，難以掌握對方的想法。這類問題的關鍵，也在於如何有效的將部屬的感受轉換成文字。具體方法會在第三章詳細的介紹，這類方法在其他書籍中較少見，敬請期待。

　　如果你讀到這裡，感受到任何的希望或可能性，那麼非常期待在接下來的內容中，再次與你相見。

推薦序一

主管帶人的知易行難，就靠「紙一張」搞定

精實管理顧問�江守智

　　中國明代的思想家、軍事家王陽明曾提出「知易行難」，現在我們身處資訊爆炸的時代，又何嘗不是如此？透過各種社群媒體，不論是YouTube、臉書（Facebook），甚至ChatGPT，都可輕鬆獲得各種資訊。然而，不少人可能陷入「知易行難」的困境中，了解事物的道理，卻無法付諸行動。主管在管理團隊時，或許會遇到這個問題。

　　而本書能協助主管面對這個煩惱──既然覺得「行難」，那就用「紙一張」搞定。我作為企業顧問，不管到哪種產業、哪家公司，從工具機到桂丁雞、從高科技到清潔劑，大家往往會跟我說：「顧問，其實都是人的問題！」所以當我收到本書書稿時，也很期待作者如何說明「帶人的問題要怎麼解決」。

　　我看完書稿後，認為本書有三大重點值得閱讀：

　　1. 主管須調整本身的心態

　　書中我最喜歡的一句話，就是「你無法改變部屬」。有許多控制型主管喜歡權威管理，總說：「你不必問這麼多，照我說的做就對了。」希望部屬變成「有體無魂」的稻草人。

　　但是，如果遇到千禧世代（指1981至1996年出生的人），以及「Z世代」（指1997至2010年出生的人）的員工，他們更加強調自我，權威管理容易造成衝突。因此，作者說主管要創造讓部屬自我改變和成長的契機，進行「支援」管理，而非「支配」管理。

　　2. 藉由工具理解部屬

　　本書教讀者利用4×4表格來檢視公司願景、管理標準。4×4表格的起手式，是主管把公司願景寫清楚、說明白，提取關鍵字，再與部屬的實際工作連結。而且最終目標是主管示範完後，部屬能寫出自己的版本。

　　此外，書中也有提到，透過2×2表格來理解各種類型的部屬。作者介紹了五種人格理論，但他也提醒這僅能作為參考，關鍵還是透過各種框架，來鍛鍊自己的識人能力。

　　3. 善用溝通來培育人才

　　最後，談到溝通這件事。一開始，豐田之所以會發展「紙一張」技術，其實是希望在名古屋、九州等日本各地區，甚至美國等海外生產據點，都能在同樣的架構下溝通無礙，所以經常利用2W1H（What、Why、How）討論：

　　•What：想討論什麼問題？

　　•Why：為什麼這個問題無法解決？

　　•How：怎麼做才能突破現狀？

　　尊重的前提，在於設定人際界線；溝通的前提，在於建立框架。「大道至簡，繁在人心」，推薦這本書給大家，用紙一張來挑戰知易行難的現代社會。

推薦序二

帶人，是門有跡可循的學問

「人資暗黑棋局」總編輯、職涯顧問師�郭南廷

　　你目前正在經歷哪個階段的管理職？不論你是高階、中階還是基層主管，都須帶領團隊朝組織賦予的目標前進。而「帶人」真的是門學問，主管得不斷的調整心態、與部屬的互動方式，才能看見帶人的成效。

　　以下分享一個故事給大家：

　　Amy是某間企業的業務部主管。某天部門開週會，才剛開會沒多久，除了剛到職的員工Emily，其他人都已經開始做自己的事。Amy滔滔不絕的說了一小時後，Emily終於鼓起勇氣，詢問旁邊的學姐Zoe。

　　Emily：「學姐，大家都在忙什麼？」

　　Zoe：「Amy喜歡自己說自己的，我們曾試著表達，希望能了解高層經營方針與方向，但她只會很籠統的回覆我們，並露出不耐煩的表情。」（Zoe是聰明人，了解提問背後想知道的答案。）

　　Zoe接著說：「有一年，公司高層為了加速公司上市，將兩個事業群整併，可說是相當大的組織調整。」

　　Emily：「高層怎麼會想將這兩個事業群整併？畢竟還有其他事業群。」

　　Zoe：「當這風聲傳出來時，我們也非常好奇，也很擔心，不確定是否會影響到現有的業務模式，若真的會，我們該如何提前因應？於是，我們就在部門週會上詢問Amy。然而，她當時只是簡單說確實有這件事，但沒告知高層的期待以及原因，甚至未來該怎麼做。

　　「她只說公司希望提高營業額與毛利率，而這兩個事業群是業務相關性最高的，公司希望資源不重複使用，所以才合併。至於目前的業務策略就持續進行，不會有任何改變。」

　　然而，怎麼可能不會有任何改變？Amy這麼回答，是因為她也還沒準備好，如何因應這個課題。

　　從上述的案例中可以了解，若管理者沒有將企業的理念、願景和方針，與團隊的工作內容連結，容易造成成員無法按照管理者期待的方向前進。

　　關於前述的問題，本書提供兩個簡易工具來處理，分別是藉由4×4表格，將企業願景與實際工作連結，以及利用2×2表格來理解不同部屬。

　　第一個工具，可以確實連結組織願景與團隊成員的工作，使兩者達到一致性；第二個工具，有助於區分部屬的性格特質，讓管理者面對不同的部屬時，採取適合的應對方式。

　　帶人，是門有跡可循的學問，而本書便是你的最佳指南。

推薦序三

透過表格，將抽象概念轉化為溝通工具

鉑澈行銷顧問策略長�劉奕酉

　　在現今瞬息萬變的商業環境中，管理者面臨著前所未有的挑戰。其中最關鍵的莫過於如何有效帶人。領導者不僅須具備專業知識，更須學習如何理解、激勵和培育團隊成員，才能帶領組織邁向成功。然而，傳統的管理模式往往過於強調權威和控制，導致許多管理者在與部屬互動時感到力不從心。

　　有別於傳統的管理思維，本書作者提出了這個觀點：主管無法改變部屬，應該改變自己。這個觀點強調管理者自我成長的重要性，唯有透過自身的改變，才能潛移默化的影響部屬，進而打造出積極向上的團隊氛圍。

　　為此，作者提出了「紙一張」管理術，主張透過簡單的表格和框架，將抽象的管理概念轉化為具體可行的溝通工具，幫管理者掌握理解、激勵和培育部屬的關鍵。

　　首先，透過2×2表格，讓管理者更深入的理解部屬。

　　作者以自身豐富的經驗為基礎，分析五種常見的人格分類理論，並將其整合到2×2表格中，讓管理者能以更直觀的方式，洞察不同類型部屬的特質和行為模式。

　　其次，藉由4×4表格，幫管理者更有效的激勵部屬。

　　作者指出，許多部屬之所以缺乏工作動力，是因為不清楚自身工作與公司目標之間的關聯。對此，書中以豐田的紙一張技術為例，說明如何透過4×4表格，將公司的願景、方針與部屬的日常工作連結，讓他們了解工作的意義，進而提升工作積極度和責任感。接著，以2W1H（What、Why、How）為核心，說明如何建立與任何部屬都能溝通的共通語言。

　　最後，利用「意願×能力」矩陣，協助管理者更有系統的培育部屬。

　　作者認為，培育人才的關鍵在於提供適當的挑戰和支持。書中以「意願×能力」矩陣為例，說明如何透過紙一張框架，區分不同類型部屬的需求，並給予最適切的指導和協助。

　　總而言之，本書提供了簡單易懂且實用的管理方法。不過，作者也強調紙一張管理術是一種思考和溝通的框架，管理者須根據實際情況靈活運用。

　　活用紙一張管理術，管理者不僅能更有效率的完成工作，甚至可以與部屬建立互相信賴的關係，共同創造出更美好的團隊成果。