香港二樓書店 > 在TOYOTA學到的只要「紙1張」的超實踐整理技術

推薦序

簡潔扼要地傳達有意義的訊息，才是溝通的主要目的

詹文男

　　從事產業研究工作二十幾年，最大的挑戰除了在於扮演好政府智庫及產業顧問的角色之外，就是培訓年輕的分析師，讓他們盡快進入狀況。尤其顧問這一行講究嚴謹的邏輯思維，但學校並沒有提供適當的課程或訓練，以致於「文不對題」，「答非所問」的情況在年輕分析師中相當普遍。

　　為了提升分析師的邏輯思考及溝通能力，公司內部發展了一套訓練課程，其中簡報的設計、規劃與製作更是重點。在這套教材中，我們提醒新進分析師，所謂簡報就是「簡要的報告」。在充分的準備下，以簡潔扼要的方式，傳達有意義的訊息，以達成溝通的目的。因此如何瞭解簡報對象、確定簡報目標、擬定簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式，最後進行預演及修正等，這些都成為讓自己做好與客戶溝通和服務的重要訓練。

　　說來很巧，當天下雜誌出版二部請我為這本書寫序時，我發現作者所傳達的思維與技巧，與我們訓練顧問的方法非常類似。作者提及其曾任職的豐田汽車公司（TOYOTA）有一項企業文化，就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。不論是企劃書、報告、會議資料，全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工，平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。

　　作者深覺這一張紙簡潔易懂與精確傳達的功效，因此將如何製作的方法與技巧在這本書中作深入介紹，並提供許多的範例供讀者參考，讓讀者可以輕鬆上手。對於不知如何掌握自己的思緒，不知如何歸納整理腦中許多的想法的讀者，這本書絕對可以提升你的思維能力，強化與上司及客戶的溝通效果，提高你的職場競爭力！

前言

　　「將工作或日常生活中，在腦子裡亂成一團的所有事物，都用『紙一張』整理得乾淨俐落，以簡單明瞭的方式傳達出去。」

　　為您歸納出此種方法的，就是這本書。

　　例如將腦子裡感覺像這樣的東西……

　　像這樣整理成為「紙一張」的話，應該會感到神清氣爽吧。

　　此外，腦袋裡的資訊經過一番整理後，實際進行以製作文書資料為開端的工作，也將變得格外簡單。

　　「在公司裡打算寫份報告，但不知該從何寫起。」

　　「必須準備簡報資料，卻始終難以統整歸納。」

　　「不論在工作上還是私人事務上，應該要處理的事堆積如山，卻不知該從哪裡著手而困惑不已。」

　　這些例子，不只是表面上的技術性問題。主要關鍵，是在於腦袋裡的一團混亂。

　　由於難以整理腦中的思緒，想法不能統整或是抓不到重點，所以看不出該傳達些什麼給人家比較好，甚至不知道接下來該做些什麼事。結果，就是無法採取具體行動。

　　說不定，人生也是一樣。

　　自己想要如何過日子、想要做些什麼，如果可以在腦袋裡整理清楚，之後只需付諸行動就行。

　　然而實際上，當腦子陷入「想做這個、也想做那個……可是在那之前卻必須先做某件事……眼前的問題不先整頓好的話……」種種念頭雜亂紛擾的時候，就會變得不明白自己想做什麼、應該做些什麼，無法向前跨出那一步。

　　您難道不覺得──要是能夠將「自己今後想要如此過生活」的想法，以「紙一張」這種具體可見的形式整理出來，從明天起，就能過著心情暢快而充實的每一天嗎？

　　容我大膽直言，幾乎所有在我們身邊發生的問題，都可以藉由將腦袋裡的「一團混亂」轉變為「簡潔清晰」來解決。

　　為此所需，最簡單、可實踐的思考整理術，正是本書所揭示的「在TOYOTA學到的只要『紙1張』的整理技術」。

　　在前作《在TOYOTA學到的只要『紙1張』的整理技術》中，已經介紹過這套整理術的基本方法，也獲得超乎預期的眾多讀者回響。這回本書為提供在各種場合可立即廣泛應用的方法，以及包含豐富具體範例的「超實踐整理技術」。

　　在世界頂尖企業TOYOTA學到的思考整理術

　　首先，我想回顧一下有關前作所說明的「TOYOTA的紙一張」。

　　過去我曾經任職的豐田汽車公司（以下簡稱TOYOTA）有一項企業文化，就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。

　　不論是企劃書、報告、會議資料，全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工，平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。

　　經過深思熟慮製作的「那一張」，除了是「TOYOTA的紙一張」之外，同時也是「具備功能的一張紙」。

　　有時是促成大規模新計畫的開始；有時協助會議順利進行；有時則用於培育員工等，諸如此類，在任何場合中皆可展現效率。

　　我過去任職於TOYOTA時，每天都會整理出「紙一張」。而這正是我藉以活力充沛推展業務與企劃案的依據。

　　此外，活用「TOYOTA的紙一張」，同時也能達到節省時間與展現成果的雙重功效。以具體實例來說，除了將一整年四百小時以上的加班時間降低為零小時外，也曾經有過個人業績位居日本全國之冠的經歷。

　　除了在工作上展現成果之外，每一天我都切實感受到將資料與思緒彙整為「一張紙」後，簡潔易懂與精確傳達的威力。

　　那麼，究竟大多數的TOYOTA員工是如何製作出這份「TOYOTA的紙一張」呢？

　　出人意料地，在TOYOTA內部並沒有任何關於「紙一張的彙整方式」之類系統化的指導手冊。即使企業中存在著將所有資料彙整為「紙一張」的文化，卻沒有一個固定而明確的製作方法。

　　在前作中也曾提到過，本書也會徹底為各位說明的是「彙整為紙一張」的行為，事實上是在進行高度的「思考整理」。只不過這樣的作法已經轉化成理所當然的日常活動，即使在TOYOTA內部，幾乎也很難遇上能夠以口語詳盡說明有關「紙一張」本質的人士。

　　就我而言，是在見到公司歷任前輩曾製作的那些數量驚人的「紙一張」後，不斷重複模仿、經過上司以紅筆修正塗改的過程，漸漸習得屬於自己的「紙一張」彙整方式及其意義與本質。

　　另一方面，當時在尚未建立起一套體系得以向後進員工說明之前，我也同樣無法適切地以言語來傳達。在指導他們的過程中，還是採用自己過去所經歷的，讓大家先試著各自整理出來，再由我來修改的方式。

　　「是否能夠將『TOYOTA的紙一張』的彙整方式，還有『思考整理過程』的本質，實際轉化成大家都可以簡單執行的具體方法呢？」

　　即使在我離開了TOYOTA之後，依然獨自持續這項研究。

　　如同前面所提到過的，無論在工作或生活上，經常會出現腦袋裡一團混亂，事務難以推展的情況。

　　這種時候，如果可以像TOYOTA的員工平時所做的那樣，將手上的資訊或想法彙整在「一張紙」上，許多問題都會迎刃而解。

　　於是我以當時的經驗為根基，加上自己一再研究的「改善溝通的『紙一張』框架作業(Framework)」，將「整理資訊、歸納思緒、有效傳達」的技術系統化。

　　在這項技術中，有「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」兩種整理思緒的框架作業，基本應用法在前作也為各位介紹過。

　　不會整理資訊、抓不到重點、不知道想說些什麼、難以歸納自己的想法，像這樣的情況，都能藉由「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」將腦袋裡的「一團混亂」整理得「簡潔清晰」。

　　只要有「紙一張」與「三色筆」，誰都能辦得到

　　值得慶幸的是，前作對於眾多讀者的工作方式有所影響，我也接獲了許多表示「在實際工作中派得上用場」的迴響。

　　希望能讓「整理資訊、歸納思緒、以『紙一張』有效傳達的技術」不僅僅是一項知識，而是做為一種具體行動、誰都可以輕易上手的方法來介紹給大家──

　　「紙一張」的框架作業將資訊與思緒整理得清清楚楚！

　　〈邏輯LOGIC3〉　　〈試算表EXCEL1〉

　　對於抱持如此想法的我來說，聽到有人表示「嘗試過了」，實在感到無比開心。

　　反過來說，這項技術就是要實際去嘗試，才會開始真正感受到它的威力（說真的──之後會再為各位詳盡說明──只要準備好「紙一張」與「三色筆」，不論任何人、在任何地方都可以輕易做到。）

　　再來，前作中說明了「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」的基本用法，這兩種框架作業可以應用在各種場合。

　　製作報告、企劃書、簡報資料這種工作上的文件當然不用說，其他諸如想讓會議進行得更有效率、想要管理行程、想指導下屬與後進員工提高工作效率等等有關公事方面，或是待辦事項多到頭痛、想要挑戰新課題、希望在生活中活用自己閱讀過的書籍內容、打算向他人介紹讓自己大受感動的電影、想提高讀書效率、期望減重成功等等情況下，這是一套可以超越工作領域、應用於各種場合的思考整理術。

　　本書中，將廣泛介紹具體的應用方法。

　　這些內容，目前也在我個人的工作坊傳授給學員們，同時有許多人實際運用「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」解決了問題並獲得成效。

　　以下，雖然只是其中的一小部分，容我在此提出與大家分享。（由於前作中曾建議大家，在這種時候只要列出「三項以內」的事項就好，因此便由眾多迴響中挑出了「三項」來說明。）

　　運用「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」將自己的想法整理成「紙一張」去與上司協商之後，迅速談妥調往心目中理想單位的人事異動。

　　我將利用「試算表EXCEL1」整理講稿的方法傳授給就讀國中的兒子。在國文課堂上，因為上台報告而實踐這套方法的兒子，一回到家立刻開心地對我表示：「爸爸！我今天的報告受到大大的讚賞喲∼」

　　採用「試算表EXCEL1」整理資料之後，自己的情緒也獲得了整理。在與下屬溝通互動的時候不再感到煩躁了！

　　最讓我覺得「開心」的是，這些學員們已經跨越眼前的工作範疇，實際應用於解決其他種種問題，讓自己的人生朝著更好的方向去發展。

　　「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」不單單只是整理思緒或彙整資料的工具，透過實際行動便足以證明，它們也具備解決超越該層次其他問題的功能。

　　基於這樣的意義，本書主題訂為「超實踐(篇)」。這裡的「超」意味著「超越」、「跨越工作以外的其他場合」、「超出TOYOTA論說的範疇」等等，請各位由這方面去理解。

　　其中也包括了一般商業書籍不太涉及的應用實例，而這些正因為全是我們學員親身體驗過後的實際範例，更具價值。

　　請各位讀者務必不要堅持只用在「工作」上，嘗試應用於生活周邊，享受活用的樂趣並讓它派上用場。我認為這樣的方式，最後想必更能在工作面上有所成效。

　　我相信，以本書為開端經日積月累之後，各位在工作上、還有工作之餘的人生路上，都將導入更美好的方向。

?