前言
只靠「紙一張」，工作就能產生戲劇性的變化
「淺田君！你做的文件非常好！明天我要呈上去給總經理看喔！」
上司說著，就把我做的一張文件交還給我。
這是我在二十多歲任職於豐田汽車股份有限公司（以下稱TOYOTA）時所親身體驗的事。
老實說，當時我嚇到了。因為我還是新手，我做的文件大都是呈給課長或室長(一般稱次長)、再上去就是由經理、常務董事批准過目……。而且不管多大的案件，也只不過上呈到專務董事之類的上司為止。
但是，這張文件第二天真的送到總經理眼前，也因為有這個機會，這張文件後來發展成一個非常大的專案*。
自己做的「一張文件」居然離開自己的手，就像活生生的生物一樣闊步而去。在龐大的組織中一關一關地通過，最後還能大幅推展工作。
這種「製作出周詳縝密的一張文件，會獨自闊步而去」，是我在TOYOTA工作時期親身學習到的技術之一。
*我當時因為這「紙一張」的機緣，使自己負責的案件榮獲日本第一的評價，因此也因為意想不到的成績而受惠。
那麼，為什麼這張文件能達到如此好的成績呢？
我可以舉出幾個詳細的理由，但是因為這張文件和一般企業製作的有所差異，其中最大的特徵是這張文件是將相關資料全部彙整在「紙一張」上。
我準備的文件不是讓對方慢慢研讀才能理解，而是可以在短時間閱讀後就能掌握其中內容。至於，做為工作時判斷基準的現況、課題和對策等重點，我已經周詳思考過，將所有不需要的累贅刪除之後，只用簡單易懂的文字敘述，再以一眼就清楚明白的排列方式呈現。
不是我在自吹自擂自己寫的文件。
其實，在TOYOTA，只要是業務上的文件，全部都是彙整在一張A3或A4的紙上，這個習慣已經成為這家企業根深蒂固的整體文化*。
無論是報告書、企劃書、會議資料或會議記錄，以至於討論時需要的文書、提案資料、確認進程的一覽表、考核面試用的文件……不管什麼種類或者多麼複雜的內容，原則上就是製作成「紙一張」。
因此，一開始我在製作開頭描述的那張文件時，就是根據這個習慣製作。當工作方向確立之後，幾乎每天我都會再製作各式各樣的紙一張文件，做為公司內部溝通之用。
雖然沒有正確地數過，但我透過在TOYOTA工作的經驗所製作的「紙一張」文件，累積數量少算也有一千張以上，如果再加上閱讀研究其他人製作的文件數量的話，累計應該超過三千張以上吧!
這些「紙一張」文件如何提升自己的工作品質與效率，真是歷歷在目、感受深刻。
思考周詳後製作出的一張文件，即可化為有功效的紙一張文件。
紙一張文件不但使工作更順利，也因為將資料整理在「紙一張」的彙整技術，讓過去一年加班時數超過四百個小時的我，後來幾乎不用再加班，而且進公司第四年就獲得外派到美國的機會。
我從「紙一張」受到的恩惠還不只如此。
例如，開會時有助於開會討論能更有效率地進行，這也是我在新進員工時代透過「紙一張」學到的工作進行方式。?? ?
詳細內容稍後我將會一一說明，紙一張文件真的可以在各種工作場合發揮完美的表現。
當然不只侷限於TOYOTA這家企業中，這也是在其他各種場合上也能運用的一個方法。
不管內容多麼複雜的企劃書、報告書或冗長的會議紀錄、提案資料、工作日程、進度管理表都只要整理在「紙一張」即可。
如此，你應該能實際感受到工作品質和效率呈現飛躍地提升。
有能力的人運用的「彙整」技術
請問你是否曾經想過，希望在工作上思考、整理或傳達溝通時，能更有效率、更快速執行工作？
例如，上司指示你「想一下新的企劃案吧」或「整理一下會議的內容」、「準備提案資料」等時候。
之後你就開始花了數小時用自己的方法思考，絞盡腦汁擠出一些想法和意見，最後想辦法整理出雛型，但是辛苦花時間後，卻沒有得到什麼成果……。
要將工作相關的資訊統整在「紙一張」上，基本上必須先整理內容，再以整理好的資訊為基礎，歸納出想法。而為了要讓這紙一張最後成為「有功效的紙一張文件」，因此傳達的作業也很重要。
不只是製作資料，「整理」重要資訊，「歸納想法」和「傳達溝通」都是工作中特別重要的部分。這些也是最花時間、最困難、最辛苦的部分。
剛進TOYOTA沒多久，令我最困擾的是上司如此吩咐我：「淺田！想一下剛剛討論的內容，到底接下來要怎麼處理？去整理在一張紙上！」。
（咦？ 想一下？到底要怎樣想啊？整理在一張紙上？要怎麼做啊？可以再具體一點地告訴我嗎……？」
心中真想抱著上司的大腿哭求，也當然無法面對上司說什麼，就算我提起勇氣直截了當說了，下場一定是一句：「自己想呀！」把我打發掉。
是啊……在TOYOTA，即使有這種將資料彙整在紙一張上的習慣，但是從來沒有「如何彙整資料」的詳細指導手冊*。 ?
上司都是吩咐屬下「統整（在一張紙上）」，但是具體作法都是讓員工自行判斷決定。
新進員工一開始上班只接受過「TOYOTA的問題解決」技法的課程，以及將學習成果整理到一張A3紙上的研習課程。但是那個方法不見得可以應用在每天製作的其他業務文件上。
當我被上司指派「整理成紙一張」時，我會去參考過去前輩們做過的各種「紙一張」文件，再加上用自己的方法不斷嘗試錯誤、一邊讓上司用紅筆在上面修改，一邊製作出來。如此不斷累績經驗之後，就會發掘自己的方法。
有許多人覺得整理工作上所需的資訊、整理想法、傳達出去是費時又困難的事，那是因為一開始沒有人教他們如何做。
命令者都是一派輕鬆說：「想一下」、「整理一下」、「再簡單明瞭地告訴我」， 但是，具體上應該怎麼做，都沒有明確的指示。
因此，為了傳授這個方法，我決心提筆寫下本書。
在世界的領導企業，在TOYOTA學到的思考整理法
我從TOYOTA離職後，並沒有立即成立公司。
曾一度轉職到可以取得MBA學位、名為GROBIS 商學院的商業學校，因為我想將來也許可以在那所商業學校任職當講師，考慮利用「附加上我在TOYOTA的體驗所學習到的事，一邊做『教學』工作」。結果半年多我就離職，決定自己成立公司。
我把在商業學校所學的架構作業（Frame Work）、商務講座和商業書籍上所教的各式各樣筆記技巧(Note taking)和思考整理法，以及指導和諮詢，加上我所涉略的哲學、歷史的知識見解，不斷重複研究TOYOTA的員工每天執行的「紙一張」的整理動作。
*結果，終於我用我自己的方法把任何人都能輕易做到的整理資訊、歸納想法、傳達的技術整理出來了。
如今，我希望這個技術能對更多人有幫助，我展開「『改善傳達』『紙一張』的作業(1 Sheet Frame Works)」的工作坊，並教授九種「改善傳達『紙一張』的架構作業( Frame Work)」 。
到目前為止，透過工作坊或個別諮詢、研習、演講等方式，大約已有一千人以上學到這個工作技術。因此我也希望能藉此機會在本書中來為各位介紹。
本書的架構會先以我在TOYOTA所學到的統整在「紙一張」上的技術為基礎，並以當時的經驗為本，介紹我如何運用「紙一張」的技術在TOYOTA的工作上。希望各位讀者也能體會如何將工作相關的資訊整理在紙一張上的絕妙之處。
然後，我會再介紹如何實際用「紙一張」統整（整理資訊、歸納想法、傳達）的方法，也就是「改善傳達『紙一張』的架構作業」。
「所謂的統整資訊，具體上該怎麼做？」
「要歸納想法，該如何做？」
「如何才能正確傳達意思？」
只要你曾有以上這些疑問，那麼這個技術對你一定有幫助。
而且，只要一張紙和各一支綠、藍、紅筆， 誰都能夠簡單地整理資訊、歸納想法、提高傳達力。請務必試試看！
那麼，讓我們一起進入主題吧！
推薦序
只需製作「紙1張」，工作能力即可大幅提升
現代上班族每天需要面對主管交付的各樣任務，如專案報告、企劃提案、會議資料準備或紀錄……等，相信大家都常做，但能讓主管一次就滿意的那就屈指可數了。
以開會為例，常常到了會議室才知道今天要討論什麼議題？光說明主旨加上暖身暖腦就花掉半個鐘頭，再經一番無厘頭的機智問答後，幸運的話有結論產生；若沒有決議，則下次繼續討論。麻煩的是，這樣的會議，紀錄該如何整理，也讓負責的同仁困擾不已。又如做專案報告，沒有受過訓練的同仁辛苦準備素材，但做出來的東西不知所云，講了大半天，也不知道重點是什麼？不僅浪費大家的時間，也打擊同仁士氣。
以上場景相信大家都應該經歷過，但苦無解決之道。因為這樣的能力與技巧，在漫長的學校教育歷程中沒有教，進入公司後，老闆又認為這是你應該具備的基本能力而有所要求。因此不僅新鮮人常感覺焦慮，即使是工作多年的資深員工，也常會覺得徬徨。
到底如何才能有效提昇這方面的能力，相信是所有上班族共同的需求。而天下雜誌出版的《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的整理技術》這本書，相信可以解決一大部分上班族這方面的困擾。
這本書主要是作者在TOYOTA工作實務經驗中體會的方法與技巧，再經過其深入的分析與解構所得出的實作方法。他觀察到在TOYOTA，只要是業務上的文件，全部都是彙整在一張A3或A4的紙上，這個習慣已經成為TOYOTA根深蒂固的文化。
無論是報告書、企劃書、會議資料或記錄，以至於討論時需要的文書、提案資料……不管什麼種類或者多麼複雜的內容，原則上就是製作成「紙一張」。透過這個方法，不管是開會的成員或主管，都可以在短時間閱讀後就掌握其中內容，大幅度提昇工作效能。
此書將如何進行整理資訊、歸納思緒及有效溝通的方法與步驟，詳細地分解與說明，各位若能按部就班地持續練習，不管是社會新鮮人，或者工作多年的老鳥，相信這方面的能力在短時間內一定會有驚人的進步！
詹文男
（本文作者為現任資策會產業情報研究所(MIC)資審產業顧問兼所長）
