推薦序 提升工作效率，從停止不必要的腦力浪費開始

前言 擺脫忙亂，擁有不出錯的人生



第一章 忙不過來是老闆「太機車」，還是你與生俱來的「壞習慣」？

【壞習慣1】沒有設定「起始點」，臨近截止日期才開始慌亂

【壞習慣2】被動接下任務時，忘記自己為何而戰

【壞習慣3】懶得列清單寫筆記，常做沒有計畫的行動

【壞習慣4】非做不可的事，總是拖到最後一刻才開始

【壞習慣5】「自己做比較快」、「不懂得拒絕」這兩類型工作永遠做不完

【壞習慣6】把超忙掛嘴邊想博取認同，其實是在宣傳你自我管理太差

【壞習慣7】盲目樂觀，沒有為自己留下「迴避風險的安全機制」

【壞習慣8】每天加班都在處理「前一天被拖延的工作」

【壞習慣9】想到什麼做什麼，用更多的時間彌補過去犯下的錯誤



第二章 用9個SOP標準動作，俯瞰你所有「工作清單」

【停下來】暫停的勇氣：用一分鐘阻斷惡性循環

【理頭緒】治標不如治本，找到「忙亂」的根本著手改善

【做八成】不必事事力求完美，設定你的「合格基準線」

【想目的】分階段掌握整體概況，細節在其次

【立即做】三分鐘就能完成的工作，你必須馬上做！

【模式化】設定原則和套用模式，建構專屬於你的SOP

【別猶豫】列清單決定你的工作範圍，就不會每件事都掉漆……

【建自信】別為自己設限，未來掌握在自己手上

【平常心】用最壞的打算，做最萬全的準備



第三章 用筆記清單微調你的「工作順序」，找回時間主導權

【清單1】每天早上最重要的5分鐘，寫下你今天的工作計畫

【清單2】分享你的筆記，讓主管知道彼此的工作進度

【清單3】設定起始日，才不會養成「明天再說……」的想法

【清單4】一張表化解每件事都是「急件」的危機

【清單5】小心隱藏關卡！在工作截止日前安插中途檢查點

【清單6】用一條龍式的思考模式安排工作，減少遺漏和重複的作業

【清單7】比起待辦事項，完成清單更能展現你的實戰績效

【清單8】以15分鐘為單位，客觀檢視一天的工作狀況



第四章 用「同步溝通法」，讓你的工作清單有效傳達每個人！

五步驟溝通術，正確傳達訊息零落差

依照「商、聯、報」的順序，讓你省下白作工的麻煩

開會閒聊打亂排程…不得罪人的提醒方式怎麼做？

用一點回話的藝術，委婉拒絕別人隨意丟來的工作

孤軍奮戰嗎？這樣說話，讓同事成為你強而有力的後盾！

提出大家共同的問題點，就能集結共識找到隊友

根據對方想知道的內容正確做回應，就不會溝通失去交集

「平、短、連」的說話技巧，能讓對方跟著你的步調走

別侷限你的溝通模式，只要能傳達，甚麼方式都可以嘗試



第五章 「斷、捨、離」排程法，讓你腦袋不再一團漿糊！

【離字訣】兩種準備的模式，讓你擺脫「趕時間」的壞習慣

【斷字訣】猶豫不決會讓你浪費時間停在原地，訓練自己當機立斷吧！

【斷字訣】把會議的目的分成三個階段，就能建立共識並付諸行動

【捨字訣】你的人生不該只有工作，學會「計畫性悠哉」喘口氣

【離字訣】預留你的「B計畫」，不怕臨時有萬一

【離字訣】運用零碎的時間思考，像是……

【斷字訣】找出規則失控的週期，在影響還不大時逐一修正

【離字訣】科技化時代得善用，讓Google Map為你模擬行動路線

【捨字訣】定期淘汰雜物，只留下你真正會用到的東西



第六章 不斷「被追加緊急事件」的你，7方法完美應對！

【重整】行程不塞滿！預留兩個小時，調整延遲的進度

【暫停】喊暫停的勇氣，能避免已發生的錯誤繼續錯下去

【冷靜】劃分「15分鐘原則」讓你忙中不出錯

【分類】將工作分四類，就能找出要「立刻執行」的任務

【整理】積極改變現有狀態，一點一點的修正偏離的軌道

【歸零】隨時確認工作目的，才不會偏離目標

【檢視】察覺自己失去冷靜的徵兆，請他人幫忙提醒



第七章 你的「夢想清單」，就從每天早上五分鐘開始建立

寫下夢想的未來，你就能具體規劃出執行的方法

慢工出細活，偶爾撇開效率更能確保你的工作品質

別將「沒有動機」當藉口，該做的時候就得做

找到做事的節奏，就算有突發狀況也不怕

階段性的做足準備，你就不會盲目的失去方向

不一定要有遠大的夢想，踏實的完成眼前每一件小事也是大成就

再忙，也不要忘記傳達「感謝」的心意

踏出步伐你才能前進，人生的道路得由你自己開拓

推薦序



提升工作效率，從停止不必要的腦力浪費開始

文�Zen大（全職文字工作者與讀寫訓練講師）



　　聽說大前研一的辦公用具、內衣褲襪，皆採買相同款式，為的是不浪費時間挑選，可以把心力節省下來，用在更重要的工作決策上。



　　工作容易忙亂，甚至過勞，當中有一部分並不是因為工作量過多，而是經常見招拆招，每一件事情都耗費心神處理。浪費太多寶貴時間和腦力在不該浪費的地方，等到真正需要耗費時間和腦力的工作上門，卻已精疲力盡，做不動了。



　　近年來腦科學研究發現，每個人每天可以用來思考與判斷的腦能量是固定的，決定一件小事雖然用掉的能量不多，但還是會消耗一定的腦能量。如果讓小事用掉大半的腦能量，大事恐因腦力不足而停擺或脫序。



　　如果要讓工作有效率，應該試著將工作模組化，事先做好規畫、分類，裁切成適當的大小尺寸，減少浪費寶貴的腦能量，不要什麼事都要花精力判斷。



　　別看不起工作中微不足道的小事，這些事會耽誤工作並耗損執行。職場中的菁英工作者，要不就將這些小事外包給助理，將心力放在重要大事上；要不就事先通盤思考，一次做好決定（再定期審視是否需要調整）。

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　　職場菁英能贏，靠的就是不浪費時間與腦力在小事上。



　　該如何有效地管理日常工作中的大小事，好提升工作效率，優雅而不忙亂的工作，準時而不需要加班？



　　吉山勇樹的《每天早上5分鐘，建立你的筆記清單》，很值得推薦。



　　吉山在書中提醒讀者，不想疲於奔命地應付工作行程，一定要事先通盤思考與規畫工作流程的每一步，將其清單化，訂下工作的起迄日，預估執行工作所需的時間，再定期檢視已完成的成果，檢討修正。



　　這套管理工作的流程與方法，和我十年來一直在用的工作進度管理技巧很像。每個月初，我會先將當月表定的工作分量和執行時間，全都羅列出來，每完成一件工作後就記錄下來，每天檢視當月工作未�已完成比率，徹底掌握工作進度與執行狀況。



　　每個月底自我檢討，再以此月工作成果制訂來月的工作目標與進度，不斷推進。根據我的經驗，精確執行工作管理的好處是，雖然工作量隨著入行時間不斷增加，但妥善安排的結果，仍能規律且有效地執行，不至於忙昏頭，更不會給自己安排忙昏頭的工作量。



　　唯有一直維持高效率且不因忙亂而出錯的工作狀況，才能將意外降到最低，執行效率提到最高，在少錯多贏的狀況下，逐步成長且不斷創造獲益，成為職場上的一流菁英。



　　吉田的書裡有很多具體可執行的建議，總是為工作忙亂而困擾的你，不妨花點時間閱讀本書，將書中技巧融入工作中吧！



前言



擺脫忙亂，擁有不出錯的人生

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　　「每天要做的事情好多，搞得我好慌亂。」

　　「因為出門時很慌張，結果忘記帶東西了。」

　　「今天上班被突如其來的狀況弄得亂七八糟。」



　　就像以上的情況，現代人不管在生活上或工作時，忙亂的情況總是不斷在發生。



　　雖然大家對於這些狀態可能已經習以為常，但是本書的目的就是要教大家，要怎樣才能擺脫忙亂。因此，我想先好好定義「忙亂」的狀態。



　　翻開字典，對於「忙亂」的定義，就是「慌張地引起騷動」。這讓人馬上聯想到一個人忙亂到無法冷靜的樣子。



　　大家知道「忙」這個字是怎麼來的嗎？左邊「豎心旁」部首代表一顆心站著，而右邊的「亡」，則代表這顆心已經死了。



　　因此所謂忙亂，就是指人忘記聆聽自己的心聲及感情，埋頭在眼前的事情上。



　　此外，忙亂這種狀態，也可以解釋成慌張。



　　大家在什麼時候，會變得很忙亂呢？



　　早上準備上班時，很忙亂。工作截止期限快到時，很忙亂。遇到突發緊急狀況時，很忙亂。

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　　就像這樣，雖然每個人多少都有一些差別，但是容易慌張的情況大致都限定在以下這些時候：



　　一、事前準備不足

　　二、時間管理不足

　　三、風險預估不足

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　　只要大家能夠了解自己最容易陷入哪一種狀況，就能夠「擺脫忙亂」。



　　本書第一章會介紹忙亂的人擁有的症狀，第二章則是介紹避免忙亂要先做好的心理準備，第三章介紹避免忙亂的工作管理，第四章則是避免忙亂的溝通，第五章介紹避免忙亂的計畫和習慣，第六章是遇到忙亂時的緊急應變，第七章則是介紹不忙亂的生活方式。



　　本書不只會教大家避免忙亂要做的心理準備和認知，也會毫不保留地教大家一些具體的方法。



　　在閱讀的過程中，你會發現這本書介紹的內容，不只能夠運用在工作上，也可以運用在生活中。也就是說，人生很多事，其實道理都可以互通。因此，這可以說是為了讓大家能夠在人生中不迷失、保持冷靜、腳踏實地，並穩健行動的一本書。



　　不過，光是在腦中理解這些道理，並不代表實際上一定做得到。



　　事情不是因為理解所以做得到，而是因為做到了，所以能夠更理解。



　　要是本書有任何一項要領會讓你想試試看，就請先付諸行動吧。



　　希望這個動作，能夠為你的工作和人生，帶來更美好的變化。