序言



CHAPTER1──時間、日程管理

1 將預定行程分成「未定」、「暫定」、「確定」三階段

2 安排日程以「三十分鐘為單位」

3 利用Google行事曆「統一管理」

4 在預定行程之間預先保留「緩衝區」

5 行程聯繫時須加註「星期幾」

6 指定「小型場所」作為碰面地點

7 約好時間後，請在「決定的瞬間」記下來

8 預約要在「決定的瞬間」盡快完成

9 進行「行前探勘」避免多餘的風險

10 善用「計時器」計算工作所需時間

11 「準備時間」也要列入排程中

12 預先設定「目標時間」

13 掌握「上司的行程」

14 時常備有「替代方案」



CHAPTER2──整理收納

15 文件和資料夾應「直立擺放」

16 文件夾「分色」管理

17 利用「防丟小幫手」建立不丟失機制

18 區分使用「紙本」和「電子化」資料

19 離開位置時請將「桌面清空」

20 抽屜上鎖

21 在辦公桌附近備好「垃圾桶」

22 訂立「保留」和「丟棄」的基準

23 一個月進行一次「整理」和「丟棄」

24 將「整理好的模樣」拍下來

25 最後的庫存放在「其他地方」

26 出差時列出「攜帶清單」

27 隨身行李統整成「一個」

28 利用「包中包」來整理

29 隨身攜帶「背包防雨套」

30 事先在手帳裡放入「備用名片」

31 以數位方式管理名片

32 必須攜帶「充電器」和「行動電源」

33 利用「風琴夾」統一管理收據



CHAPTER3──手帳、備忘、筆記技巧

34 成為「備忘錄達人」

35 「為了忘記」而備忘

36 容易留下印象的「圖像記錄法」

37 習慣從新的頁面開始記錄

38 使用「縮詞」快速備忘

39 記錄「說了什麼」

40 製作「專屬字典」

41 採取「管理備忘」，避免指示遺漏

42 工作中斷時留下「進度備忘」

43 記住名字和長相的「特徵備忘」

44 使用精裝記事本

45 寫手帳切勿使用「擦擦筆」

46 手帳最後加註「常用情報」

47 案子不同，記事本也不同

48 將筆記電子化儲存



CHAPTER4──數位整理法

49 密碼以「只有自己知道的規則」來設定

50 隨時保有「高危機意識」

51 以「雲端硬碟」備份資料

52 利用「OneNote」統一儲存文章、音檔、圖像

53 電腦三年一換

54 桌面不擺放「檔案」

55 適時「備份」信件

56 保留「追蹤修訂」的紀錄

57 文件夾統整在「三階層內」

58 資料夾名稱附上「日期」

59 制定「確認信件」的時間

60 區分使用電腦和手機回信

61 利用「讀取回條」避免寄信失誤

62 一開始就夾帶「要傳送的資料」

63 一封信件只說「一件事

64 必須確認範本文章的「姓名」和「日期」

65 重要的錄音、錄影「雙重」進行



CHAPTER5──工作排序

66 工作清單?決定「優先順序」

67 工作清單?隨機應變進行替換

68 工作依「重要度」和「緊急度」分類

69 以「三個觀點」判斷優先順序

70 將精力投注在兩成重要的工作上

71 以「處理狀態」來分類，將進度「可見化」

72 艾米特定律：捨棄「講求完美」

73 統整「同類」工作

74 困難的工作「早上第一個」處理

75 一次只做一件工作

76 不擅長的工作「交給其他人」

77 在截止日的「前一天」完成

78 剛開始面對工作時試著「只處理五分鐘」

79 平均工作的「量」和「負荷」



CHAPTER6──文書處理

80 「修改部分」要以紅字呈現

81 只要「一處」變動就要重新檢查「全部」

82 活用「使用者造詞」

83 利用「校閱功能」文章不出錯

84 手機不打「長篇文章」

85 文件以「PDF檔」傳送

86 信件送出前先「備份」

87 能快速核對的「末位計算」

88 使用「無論何時都能用」的問候語

89 報價單明記「有效期限日期」

90 了解合約上的「三種日期」

91 不要蓋「訂正章」

92 善用「自動儲存功能」



CHAPTER7──情報蒐集

93 透過「二個以上的資訊來源」確認訊息正確

94 不看「二手資訊」網站

95 辨別資訊來源「可信度高低」

96 不要附和「謠言」

97 不要從第一頁開始看書籍和資料

98 萬萬不可「自認為是對的」

99 「立即」更新個人資料

100 初期效果：不要太相信「最初得到的資訊」

101 新近效果：不僅憑「最新資訊」加以判斷

102 啟發法：不能總靠「同樣的方法」來解決

103 光環效應：別只注意「顯眼的部分」

104 不過度遵從「多數意見」

105 不自行判斷、隱瞞資訊

106 「事實」和「意見」分別轉達



CHAPTER8──健康管理

107 製作「一日生活模式」的範本

108 制定「健康管理規範」

109 寫出壓力來源

110 找到能「說出煩惱的對象」

111 利用「智慧手環」確認健康狀態

112 一年一次「健康檢查」

113 記錄「飲食備忘」

114 「休息」也要計畫

115 一個月安排一天「放空日」

116 無法集中精神時「小睡一下」

117 進行「睡眠檢測」

118 確實區分「ON」和「OFF」

119 不熬夜

120 不要ㄍ一ㄥ到「體力的極限」

121 「切換工作內容」保持適度的緊張感



CHAPTER9──溝通交流

122 以「口頭＋書面」雙重確認

123 團隊合作要在最初就制定好規則

124 避免「想法認知差異」

125 「委託」或「拜託」不要請他人轉達

126 確認彼此「對現狀的認知」

127 拒絕時機就在「當場」

128 拒絕時不可說謊

129 不要跳過「中間報告」

130 創造能輕易進行「報、聯、商」的環境

131 「事前備忘」要傳達的事項

132 避免「曖昧不明的指示」或「含糊不清的態度」

133 依序陳述「結論→說明」

134 利用「一分鐘＋回答問題」歸納談話

135 重要的部分要變換「說話的方式」

136 明確傳達「結論」



CHAPTER10──準備．確認法

137 「制定好的處理法」＞「經驗」

138 注意「異常點」

139 留意「變更點」

140 「規則以外的特例」要試著取得許可

141 「定期」重新閱讀工作手冊

142 切勿「無視警告」

143 單純曝光效應：不要太過相信「經常見面的人」

144 因失誤而沮喪，一天就好

145 善用六秒原則「管理怒氣」

146 用心結交「公司外部的合作者」

147 不只「一人」，而是「兩人以上」作確認

148 「雙重輸入」確認無缺漏

149 以「電子檔」和「紙本」雙重確認

150 從上方輸入就要從下方檢查

151 透過「不同的唸法」記住同音異義語

152 以和對方「不同的說法」進行複述

153 在對話中提到「對方的名字」

154 想不起對方的名字時「再度交換名片」

155 拜訪前一刻聯絡對方以防失誤



CHAPTER11──制定預防錯誤的方法

156 計畫?記錄「近似差錯」

157 計畫?不要責備犯錯的人

158 計畫?一起思考原因

159 計畫?從「數個視角」來驗證

160 計畫?「維持信用」最優先



?