推薦序
用科技力「吃掉那隻青蛙」
這是一本好書。
我閱讀《吃了那隻青蛙》(Eat That Frog!)超過10次,每次都給我很大的收穫,但是這次新版書中,我最大的驚喜是,看到能夠善用科技工具來「吃青蛙」。
在書的不同章節裡,介紹了不同工具的用法,也說明了理論架構,讓我們學習及實踐時更能夠事半功倍。
首先是數位行事曆,大家看似平凡的行事曆卻能夠有很多不平凡的用法:1.可以為重要的事情(青蛙)留下特別時段,專注完成這件事情。2.別輕易接受任何行事曆的邀請,一定要知道這個邀請符合自己的輕重緩急、優先次序。3.把緊急通報以外的通知功能都關閉。
其次是數位工作清單:利用手機或電腦的清單App,管理自己手上的專案:1.可以把自己的工作項目傳到別人工作清單中,幫助你更有效地授權他人。2.針對不同目的制定不同的工作清單,有總表,月計畫表、週計畫表。每週結束後,花1∼2個小時,規畫未來一週的事情,可以使生產力大幅提昇,生活也徹底改觀。3.善用數位行動清單的提醒功能,讓它來提醒自己完成最重要的事情。
第三,建立每日行動清單,事先計畫每一天,在紙(或電腦、手機)上思考每天應該做的重要事情:1.第一步為每一天早上做好計畫,列出你最重要的工作;第二步,全神貫注在工作上,持續90分鐘後,給自己15分鐘的休息;第三步,經過3小時的專注後,可以做一些輕鬆一些的事情。2.如果你堅定地完成表上的工作,你會有一種積極向前的氣勢,並產生正能量。3.發布今日行動(青蛙)在同類型工作者的社交平台上,彼此比較誰能夠吃掉更多隻青蛙。
最後,讓工具成為利器,工作開始前,要讓一切就緒,將你可能需要的所有手機、電腦、文獻、資料、素材與數據蒐集好,創造一個高生產力的工作場合:1.清理你的電腦及手機桌面,像是我們工作場合的桌面一樣整潔。2.關掉你手機設定中所有聲音及畫面的提醒訊息,甚至只留下一支私人或工作專屬手機,讓你的家人、老闆、重要客戶留下一個聯絡管道。3.藉由電子郵件自動分類功能,把來自重要寄件人的郵件,歸入「優先閱讀」的收件匣;並養成「清空收件匣」(Inbox Zero)的習慣。
書裡面有一個精采的故事,是作者學生辛西亞的故事,在博恩•崔西的課程中,辛西亞學到:首先,列出上週及上個月作過的事情;接著,列出未來一年內我該負責的工作,列成一張表格;最後問自己「如果你一天只要完成表上的一件事情,哪一項事情能給公司最大的價值?」問自己這個問題3次,找到3件事情,接著開始行動。
辛西亞做這3件事情的結果是什麼呢?這個答案令我非常驚訝,也期待你好好閱讀這本書,找到答案囉。
希望你也得到如同辛西亞所得一樣的禮物,聖誕快樂。
張永錫