前言? 試著問自己，什麼事情是你無法放棄不做？

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第1章　成功者都這樣「整理桌面」，即使東西很多也找得到

1 你桌面上的物品，是否和駕駛座一樣固定？

2 使用頻率分３類，讓不必要的物品從桌上消失

3 管理文件請依照優先順序，最緊急的放在眼前

4 抽屜放文件，請把使用頻率越高的，放在越前面

5 偶爾使用、短暫保管的東西，收納到第二層抽屜

6 標示日期、再捆橡皮筋的名片整理法，省時易找

7 如果想用電子檔整理名片，最簡單的方法是……

8 該在皮包裡的東西卻找不到？用托盤加上清單來根治

9 為何鼓鼓的皮夾總是壞事？因為……

10 怎樣管理集點卡，不會錯過優惠又避免過度消費

11 書本不可平放堆疊，用書架整理術化解囤書癮

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第2章? 成功者都這樣「製作清單」，即使工作爆量也不拖延

12 用筆記列出TODO項目，細分內容降低完成的難度

13 為何電腦螢幕周圍不能黏便利貼？因為會分散注意力

14 花王最強的「檢測清單」，不因為工作換人而降低品質

15 用時間切割法掌握做事速度，擬訂工作計畫更精確

16 效法豐田生產方式，透過分割與集結來清理瑣碎事務

17 在乘車途中用手機計算交通費，節省行政作業時間

18 從製作早晨清單養成好習慣，就能向拖延病說Bye Bye！

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第3章? 成功者都善用「軟體」，即使資訊繁雜也不漏勾

19 依使用頻率彙整電腦檔案，一按搜尋立刻找到

20 如何管理常用文件？放入Dropbox專屬資料夾內就對了

21 怎樣找到不常用的檔案？取檔名時設定關鍵字有訣竅

22 安排垃圾檔案清潔日，使電腦效能保持在最佳狀態

23 用３重點整理手機，就能減少找APP的時間又維持專注

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第4章? 成功者都用「一封信一主題」，有來有往不漏接

24 切記「一封郵件一個主題」原則，讓對方加快回信速度

25 活用密件副本，先回覆能答的部分以減少信件堆積

26 怎樣的郵件主旨能提升效率？除了可推斷內容，還有……

27 討論開會時間最好當場決定，否則要提供3個候補時段

28 用Evernote將Email附件上傳雲端，隨時隨地都能瀏覽

29 不想花時間看不重要不緊急的信，就得設定篩選功能

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第5章? 成功者經營「社群人脈」，拉開拉近都有技巧

30 你的專案合作夥伴，是跟你合作愉快還是槓上？

31 透過臉書管理人脈，先主動傳送訊息留下關鍵字

32 要有效管理通訊工具上的資訊，得遵守２個原則

33 聯絡人刪除後要用怎麼辦？事先用郵件封存好安心

34 想斷絕與對方的關係，應該這樣拉開時間和距離

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第6章? 成功者管理「大數據」，從資訊爆炸裡挑出重點

35 以時間順序和便利貼來管理筆記，不會疏漏更減少犯錯

36 怎樣統一管理專案的資訊？首先製作工作一覽表……

37 「好想保存這些網頁資料！」善用Evernote的擷取工具超便利

38 用「倒序推演法」反推，就能累積大量資訊變權威

39 為了激發創意該如何蒐集資訊？透過定點觀測抓住趨勢

40 想留存報紙雜誌的可用內容，除了訂閱電子報，還可以……

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後記? 科技飛快進化，迫使你我得更新做事的流程及步驟

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前言



試著問自己，什麼事情是你無法放棄不做？

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　　你是否總是覺得：「明明很努力，但是工作怎麼做也做不完」、「明明有一大堆事情要處理，但是無法長時間集中精神」、「經常花時間在找東西或處理失誤，導致工作沒什麼進度」。



　　大家在工作變忙的時候，理所當然都希望「能夠提高處理速度」，或是「能夠提高集中力」等。



　　但是，彷彿像是在嘲笑自己的期望一般，工作越是繁忙，桌子和電腦桌面越是雜亂不堪。因此，更容易陷入窘境，將時間花在彌補失誤或是找東西上，導致集中力、工作效率和速度低下。



　　會陷入這種狀況，原因是ＩＮ的量（新增的工作和事項、資訊量），超過ＯＵＴ的量（處理完成的工作和資訊、捨棄物的量）。為了解決這類煩惱和問題，本書提供「收拾、整理」的方法。



　　聽到「收拾、整理」這幾個字時，我們很容易認為，這是必須花費時間把身旁的事物排列整齊，讓環境看起來比較賞心悅目的麻煩行動，像是「把散亂不堪的房間收拾乾淨」、「整理亂到不行的衣櫥」等。



　　本書介紹的並非只是「為了整理而整理」的訣竅。不是要你花上大把時間，將身邊的事物整理乾淨，而是如何不花任何工夫和時間，就能輕鬆整理和工作有關的一切事物，例如：周邊物品、電腦桌面、工作事項、郵件、人際關係及資訊等，進而維持ＩＮ和ＯＵＴ的平衡，提升工作效率。



　　我為什麼可以向大家傳達這樣的訣竅呢？因為我還是上班族時，曾經使用本書介紹的訣竅和方法，逃離每個月加班超過一百小時的地獄生活，並且達成「十二點上班、五點下班」的工作目標。



　　我現在從事商品開發顧問、寫作及演講等工作，而以前則是在以清潔劑和化妝品等產品為主的大型化學公司「花王」，負責商品開發。



　　我進入花王之後，曾經持續幾年都是每天工作到末班車為止。當然有一部份原因是熱愛工作，但另一部分則是因為必須同時進行各式各樣的專案，已經無法妥善處理一件接著一件、如同洪水潰堤般襲來的工作量。



　　即使完成一件，下一件新工作又緊接而來。當ＩＮ的量遠遠超過ＯＵＴ的量，兩者之間的平衡徹底崩壞瓦解。回過頭來才發現，自己早已對每個月加班超過一百小時的生活感到稀鬆平常。但是，當時我完全不認為這種生活有何不妥，即使說我已經「工作成癮」也不為過。



　　讓我改變的契機是公司舉辦的某次內部研修。研修對象以主力社員為主，內容是工作的效率化。在那次研修當中，講師問我：「什麼事情是你無法放棄不做的呢？」我回答：「加班……。」從那時候起，我開始思考該怎麼做才能不再加班？



　　最剛開始，我想到的是改善工作流程，例如：「至今為止的工作方法，有沒有哪些是不必要的」、「有沒有哪些事，其實不做也沒關係」。每天思考這些問題後，工作速度漸漸變快許多。



　　接下來，著手整理身邊的事物，但這裡說的不只是丟棄不需要的東西，或是把東西排列整齊，而是透過「使用頻率」改變收納位置，進而提升效率和集中力，例如：將經常使用的東西放置在手邊；不常使用的東西則是收進抽屜等。



　　一旦自己親眼看見成果，便慢慢開始覺得整理很有趣，也變得想要整理和工作相關的一切事物。



　　此時，正巧公司導入勞動減量的制度，而我已經過著十二點上班、五點下班的生活。令人驚訝的是，雖然勞動時間減少，工作的成果卻提升了。



　　本書的主要內容是基本訣竅和方法，皆依據我當上班族時的親身經驗，毫無保留的介紹給各位，希望能讓更多人活用這些訣竅。相信不管是誰，都能將這些方法運用在自己的工作上。



　　此外，各個章節都是各自獨立，讀者可以從自己較感興趣或是較容易運用的章節開始讀起，應該會有助於改善每天的工作狀態。



　　再次強調，本書希望傳達的，並非只是將東西排列整齊的整理術，而是不花費工夫和多餘時間，就將事物整理成更容易使用的狀態，進而提升工作速度和品質。



　　若本書傳達的訣竅和方法能夠改善您的工作狀態，讓您的生活變得更豐富，我認為沒有什麼事情比這更令人感到喜悅了。

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