前言
越是競爭,越要用PDCA 打好基礎
「鬼速PDCA」, 是我在前職野村証券時所創的工作術,同時我也把這套方法帶到現在的公司ZUU 股份有限公司, 並深耕為企業文化且積極推動。PLAN(計畫)、DO(執行)、CHECK(檢視)、ACTION(改善)這四步驟所形成的循環工作模式,是所有商務人士都很熟悉的管理方法,一般用來檢視製造流程,或是管理團隊或專案的手法之一。可是大多數人對PDCA 的理解並不透徹,而且實際在執行的人也不多。
那「為什麼現在還刻意提到PDCA ?」PDCA 循環是在第二次世界大戰之後, 由沃特休哈特(WALTERSHEWART)和愛德華德明(Edwarde Deming)所創。在求新求變的商場上,雖然不如創新工作術那般引人注目,但是PDCA 並沒有隨著歲月流逝而被市場遺忘。我甚至想大聲疾呼,正因為市場變化如此快速,想要更靈活地應對,最根本的能力就來自「PDCA 力」,不管是對公司或是個人而言,都是最強而有力的技能。
PDCA,與其說是一種管理手法,不如說是「在穩健的基礎下持續前進並成長的工作術」。當然,本公司也天天用這個方法進行管理,我也不厭其煩地一再教導團隊的領導者們,然而,這其實只是PDCA 的其中一種機能而已。
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「鬼速PDCA」的成效
既然PDCA 是「在穩健的基礎下持續前進並成長的工作模式」,我們就可以透過超越高速的「超高速」持續創造業績、達到目標,不管是公司、部門或是個人都適用。因為看到具體成效而產生自信,使PDCA 循環更為快速,這就是「鬼速PDCA」的精髓。
在內文會針對「鬼速PDCA」的所有重點做詳細解說,當中最重要的就是「檢視頻率」。PDCA 雖然是種工作循環,但並不是制式化按照P、D、C、A 的順序進行操作,而是在擬定計畫之後,反覆地解決過程中會出現的各種問題,持續著「可執行的循環」。
例如,一般企業每周舉行一次大型會議,但在本公司是每周兩次或是三天一次,我們稱之為「半周會議」。會議內容不只是報告彼此的進度,說些「大家加油」這類無意義的鼓勵,而是以解決問題為前提的會議。
與會成員的工作計畫也以此會議為主,以半個星期為區隔,最終目標和歷程也都用數字做追蹤。會議中,每個人會把自己未達標的數據和目標與大家分享,討論出未達標的原因或課題,所有與會者積極給予意見並提出協助,因此公司內部會達成一種共識,那就是團隊成員間不會互相推託工作而導致進度停擺。工作進度停滯不但會拖累團隊成長,也是耗損員工實力。
只要工作持續進行,就不斷會有問題產生,尤其是像我們公司是從事Fintech(financial technology,運用IT技術的新型金融服務)的投機風險企業,這是一塊未知的領域。這份工作其實問題重重,本公司的員工都有一個共識,那就是「沒出現問題就代表你沒有行動」。所以,在會議上發表各自的問題並不可恥,反而大受歡迎,這個道理也同樣適用在其他企業和組織。
那麼,個人在操作PDCA 時又是什麼狀況呢?養成每周回頭檢視自己工作模式的人,在事業上應該已經有所成就了。大多數的上班族,都只是在年終的面談中,回顧自己一年來的反省與對未來的期許。我從出社會之後,就從未間斷過的每日自我反省,不論多麼晚歸,應酬喝了多少酒,每天晚上一定會寫下當天的工作內容和檢討。
週末時,我不會安排任何行程,會待在家裡或是咖啡廳, 以半星期、一星期、一個月、一季、半年、一年的步調自我檢視或擬定未來計畫。我設定PDCA 主題也會因時而異,有時是營業目標,有時是求學計畫。只要是腦海中想做什麼,就會開始設定PDCA。對我來說,這個模式已經理所當然了。
在野村證券工作時,我以最年輕業務之姿創下了優異業績;「ZUU ONLINE」(提供金融相關情報的網站)在短短的兩年之內,創下了日本單月最多上線人數的成績,這一切都是拜「鬼速PDCA」所賜。
只要學會「鬼速PDCA」,就有驚人成長,即便是現在看似高不可攀的商場前輩或競爭企業,只要自己能以十倍的速度成長,必定能追上他們。沒有操作PDCA 習慣的人,就像兩手空空沒有地圖四處隨意亂走的人一樣,而我卻擁有明確的目標,隨時都在找出最短捷徑。
要一口氣將成長速度十倍化很困難,但是只要隨時注意成果,積極從事訓練、找出最快途徑,必定能達成。我抱持著這種信念一路走來,而「鬼速PDCA」是我的驕傲。
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以鬼速邁向世界第一的企業
本公司的願景是「創造一個足以融化南極冰層的熱情世界」,也就是創造一個所有人都能以100%的實力,去挑戰夢想和目標。此外,我們的目標是在二?三八年之前,成為市值超過一百兆圓的企業,目前公司內部所運作的PDCA 都是從這個目標推算回去的。
如果以一般的成長速度要站上世界頂端是不可能的,所以我們進一步深化「鬼速PDCA」以達到飛躍性的成長。我們的辦公室目前位於東京池尻大橋某辦公大樓的一樓,相信不久的將來一定會大幅地擴充辦公空間,同時海外的業務也已經開始展開。
我們從二?一六年初夏開始就利用業務的空檔將「鬼速PDCA」的know how 體系化,而本書就是該體系化的最終成果。再次聲明,書中所提到的PDCA 模式是我個人的流派,我既不是諮詢師出身,也不是經營學者。我本來只是一名學生創業家、前證券營業員與個人銀行家,而現在是經營者。我的PDCA 模式是透過不斷地實踐、修正而成的,而非只是紙上談兵的理論。
我要再次提醒大家,這是本「看過之後就能立刻實踐」的實用書,因為PDCA 就像學英語或做專案一樣,並非一蹴可幾。首先從付諸行動開始,了解PDCA 的重要性,不斷琢磨精準度及速度,才是最重要的。因此,為了給不熟悉PDCA 的年輕世代閱讀,分成初級篇與應用篇,在參考應用篇時,如果無法馬上付諸行動也不用在意。書末也準備了讓讀者可以輕鬆體驗PDCA 的「十分鐘PDCA」,還可藉由QR Code 下載本書提到的PDCA 輔助工具,不論是個人或團隊都可實際操作看看。
另外,為了讓讀者能夠快速抓到重點,本書中的所有事例,是以企業經營或英語學習為主題。但是,PDCA 也可以運用在網路服務營運、店鋪經營、團隊管理,以及其他所有的商務、人生課題。
本書詳盡解說了PDCA 的各個階段,如果在閱讀的過程中無法掌控整體流程,請務必善用目錄,回頭檢視各階段的內容。只要能夠理解流程,就能輕鬆實踐PDCA 循環。希望各位在看書的同時,可以在腦海中設定課題,同時實際採取行動,以加深對內容的理解。
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富田和成