推薦序 列出待辦清單，讓自己更優雅的面對每個明天

前言 拖延，所以我工作效率最好



第一章 這樣列清單。爆量負擔減成一張

好想法要長留，必須立刻移出心頭�內心訊息，無品管的隨手寫�

外來訊息，多個管道各自分配注意�擷取點子，要寫句子、不能隨手塗鴉 �

空出空間，製造混亂�記憶是汪洋，所以需要文字救生艇�

腦袋放不下的，裝口袋



第二章 整理待辦事項。「未完成」就不再折磨你

想偷閒就整理待辦清單，不用腦卻有產能�「未完成的事」會變成懸念來擾人 �

畫個決策樹，決策樹畫完、工作也忙完�未完成的工作，不影響手邊工作



第三章 利用工具思考。工具沒有錯的，只有挑錯的

怎麼挑工具？工作性質分開放和封閉式創作，先分類�好點子，需要「封閉」整理 �

不同的資訊處理工具，各有所長�怎麼選？工具性質分數位和類比，先歸類 �

開工就只用兩類工具、完工只要兩個步驟�工具影響思考，思考決定成果�

創意不靠空想，靠「編輯」�工具的局限性，造就決策力�

劃掉整理好的筆記，刪掉模糊的資訊



第四章 待辦清單2.0

待辦事項總是亂序到達，根據情境列出優先�什麼環境，適合什麼工作，列出來�

情境不單指地點，有三要素�用這些「動作」對抗拖延老毛病�

用時間、空間、想法來分類你的工作�現在不做不是拖，是等到對的情境做�

釐清情境，所有工作變得立即可行�以情境定義出最優先工作�

行程規畫不留白�對的情境，列出精準的待辦清單



第五章 工作計畫切成待辦事項。立刻簡化

專業能力不同，「工作」難易就不同�把工作拆成「一個步驟就完成」的幾個任務 �

切割大計畫的利刃——一個動詞的完整句子�進度、行事曆自動冒出來！�切成最適規模的任務，自動完成好計畫 �工作壓力不見了�需要預先規畫每項細節嗎？



第六章 待辦清單讓工作與人生目標結合

把長遠目標轉換成，接下來十分鐘能完成的任務�

你的「現在需要」有助達成「將來目標」嗎？�畫重要性樹狀圖，讓工作結合人生目標 �樹狀圖的分枝，找出內心渴望�完整句分割工作計畫，使人生目標立體成形 �

花太多時間回應急迫的事，這種工作會使你倦怠�工作和你的渴望很不相關？也許那不是你真正的渴望



第七章 讓舊資料成為新工作最佳參考

完成的工作，明確畫下句號�資料歸檔，就不會一直覺得「未完成」 �

快速決策和傾倒，不遺漏�兩分鐘內，快速歸檔�舊資料是新工作的最佳參考�

傾倒區產出好點子，不用重新構思



第八章 複查待辦清單。不怕突發狀況

無懼突發狀況，靈活轉移工作焦點�資訊先複查，再更新待辦事項�

通知來了！一定緊急�每天早上複查�每週複查——整理你的計畫�

人生，也要複查�列待辦事項，就是提煉資訊�建立外部工作記憶體，鬆綁大腦 �

不被別人的「急事」拖累



結論 習慣不會一次養成，重點是觀念形成

結語 讓待辦清單成為第二大腦

推薦序

　　

列出待辦清單，讓自己更優雅的面對每個明天　智緯管理顧問公司總經理�張敏敏

　　

　　每天被時間追著跑？總覺得事情做不完？如果你對於手邊混亂的待辦事項感到無力，那麼本書就是你需要的指南針。作者透過清楚且簡單的步驟，讓人在如汪洋般的待辦工作中，有步驟依循、有方向指引。讀完本書後，的確讓我不得不佩服，作者為了提升工作效率，竟研發出如此多樣的做法，而這些方法的確能幫助很多每天忙碌的工作者，當然也包括我自己。

　　

　　工作效率代表掌控力和洞察力。作者以這個假設當作前提，並以「改變習慣」的角度切入，從根刨出拖延的老毛病。再透過改變習慣迴路，以層次和步驟帶你建立新的工作好習慣。我相當推薦「待辦事項這樣列。爆量負擔減成一張」的單元。透過各種手邊的工具，把待辦事項列在同一個地方，並儲存靈光一閃的點子。這類似於個人「工作──點子」的儲存站，可以協助我們不斷更新和檢驗待辦事項。這和我的工作習慣，似乎有異曲同工之妙。

　　

　　目前我身兼三種角色：專業講師、學生、母親。三種角色相互拉扯，剛開始真像處在混亂的黑洞中。但我學著把待辦事項固定寫在週記本上，同時只要有突發事件或創新點子，我也會寫在這本週記本的筆記區。此外每天晚上十點到十二點，是我固定的複查時間，我會用粗紅筆劃掉今天完成的事。確定各項工作的進度後，會再確認後三天的工作清單。

　　

　　這個「要事管理」的工作方式，讓我平穩的扮演三種角色，也讓自己慢慢的脫離混亂之流。隨著整理資料以及經驗累積，工作效率不但漸漸提升，也順利擺脫本書所說的「裝忙的陷阱」，更能主動規畫自己的人生。

　　

　　「專注」是一件多麼困難的事呀！但工作要有效率，又是每個工作者必學的一堂課。本書有個特別的論點：「情境影響力」。在相關主題的閱讀中，這是很少見到的主題，卻很令人稱喜。本單元提到環境的干擾與否，決定了我們的專注力。換個方式說，我們能不能專心、一氣呵成的做完某件事，有時候不是取決於意志力，反倒是因為周遭的人事物，會不會打斷我們手邊的工作，才更是關鍵！

　　

　　作者以過來人的經驗，建議讀者管理自己的周遭環境，透過「情境管理」，讓自己在某種環境中快速完成最適合的工作。久而久之，當你看到某個地方，就會馬上自我暗示應該專注於哪件事，並心生專注的心流。

　　

　　這個章節也讓我回想起自己的文字創作歷程。我只要在家裡的書房，就總是覺得腸枯思竭、沒個頭緒、寫不出幾個字來；但非常奇妙的，只要拎著電腦、進到星巴克、沉浸在咖啡香中，透過肢體接觸沙發椅，即使再吵鬧的空間，我總能讓文字從指尖流暢而出。因此，如何依照不同的工作，有效的將它們分配到不同的環境中完成，是我相當推薦的工作好習慣。

　　

　　最後，再談談意志力。作者在本書的最後，強調「意志力」主宰工作效率，也是最終成敗的關鍵。這不禁讓人再度感慨，改變是一件多麼難的事情呀！再多的技巧，少了強大的意志力支撐，那些曾經努力的小小改變，都會在一瞬間變成泡沫和幻影。因此讀完本書後，我回想作者在自序中的自我調侃，他覺得如果不趕緊想個辦法，自己的工作進度將完全跟不上公司的要求！所以才努力的研讀和蒐集提升效率的各種知識，並期待可以幫助更多人。

　　

　　難道，一個人只有在面臨困境時，才會「下定決心」嗎？讀完本書後，或許你可以給自己更多小小改變的契機──一次改變一項習慣就好，讓自己不斷的練習，養成扎實的好習慣，讓自己可以更優雅的面對每個明天。持續改變，不斷學習！　　



前言



拖延，所以我的工作效率最好



　　過去幾年，我一直在研讀、討論和撰寫工作效率這個主題。怎麼做才能提高工作效率？過去，我對此非常不擅長。從十幾、二十歲開始，也就是剛進入職場時，這個困擾就出現了。



　　我天生容易拖延。工作時，如果要做的事在先後順序上有衝突，或要把注意力同時放在好幾個地方，就會一團亂。更別提時間管理，簡直糟透了。最嚴重的是心理障礙，讓我很難及時回應周遭發生的事。要不是發展出待辦事項的工作系統，我的工作效率很可能比任何人都還低。既然如此，為什麼還要聽我說？



　　因為深受某項問題困擾的那個人，最能提出建設性的解決辦法。我一直努力的提升自己的工作效率，而且成功了。因此，我想讓各位也知道該怎麼做。比起大部分的人，我的問題更嚴重，而且我相信其他人也有相同的困擾。



　　你翻開了這本書，或許就表示你有同樣的煩惱，而我想透過本書把提升工作效率的知識和工具分享給你們。



　　讀完本書你能……



　　本書會提供提升工作效率最好的做法，並把我的個人經驗和觀點，整合成一系列簡單、容易上手的工作好習慣，用來得心應手之外，效果也很顯著。



　　我以系統化的方式思考：工作效率和人們與資訊或外界互動的方式有什麼關聯？它如何牽動人們的思考模式？本書提供的方法可不是鬆散的訣竅和簡單的花招，更像是一套連貫性的系統，整合了許多相關資料，和個人的諸多想法。你會發現，本書不但能幫你提升工作效率，對如何運用資訊，也提供了新的見解。



　　忙翻、做不完──問題到底出在哪？



　　「大家常常說，是因為資訊超載。假如真的是這個問題，恐怕才剛走進圖書館，你就要被逼死了。」



　　《搞定！》作者管理大師大衛•艾倫（David Allen）



　　我和艾倫的觀點一樣，從不認為資訊超載是個問題。確實，這個時代的人正面臨史上最大量的資訊流，但是歷史上的任一個時間點，都會有人提出這項論述！像是發明印刷機和電報，或書寫方式出現後，個人和外界資訊量的互動早已迅速增加。幾個世紀以來，運用資訊工作的人總有相同的抱怨。



　　英國詩人雪萊（Percy Shelley）在《詩之辯》（Defence of Poetry）中曾說：「知識不虞匱乏……我們接收資訊的量已經超出自我意識，人們太過貪食，吸收的資訊超出能夠消化的程度。」



　　與其說是資訊超載，應該說不良的決策或缺乏決心，才會造成工作效率低落。我不知道這是不是因為，教育體系沒有教導學生怎麼做決策，還是處理資訊時，大腦就是天生不可靠。不管是前者還是後者，只要決策不當就會有麻煩。



　　工作效率低落的人，常會發生以下三種情形：



　　•工作中，只要有任何事發生就會受影響。這種人往往覺得自己完全無法掌握發生了什麼事，也沒有能力分配時間。



　　•有些人一整天下來，分明有能力完成手邊工作，但盡做些沒意義的工作。就像花了一整天，只更動家具擺設或歸檔等枝微末節的事。



　　•有些人太愛做夢，對一定時間內能產出的價值，空想有餘，卻無法實踐。老是在一個又一個的工作計畫間穿梭，但計畫缺乏重點、沒有成效。我自己就是屬於這類。



　　這邊指的工作效率不是代表能生產出多少東西、做事方法有多麼聰明、同時處理很多工作，或有辦法順利完成討厭的工作。工作效率代表掌控力和洞察力，也就是說能夠掌控手上的資源，並認清什麼事情才是真的重要、值得關注。



　　我常聽到有人說追求提升工作效率，就像打一場必敗的仗。不然就像是我的客戶和同事已經習慣壓力和疲乏，總覺得自己在追趕行程，卻沒想過這是可以改變的。



　　更慘的是，有些人還把塞爆的收件匣、緊湊到失控的行程和高血壓當作榮譽的象徵，彷彿在說「我要失控了！我工作太操勞了！但是，非我不可」。現在，我要告訴你，這是可以改善的──只要先改變你的想法和習慣。



　　一旦體會到新習慣的效果，你就會明白差異何在，效果比效率更重要，因為當新習慣有了效果，當然就會更有效率，也更能掌握手邊的工作。要實現這點，必須從以下三點開始改變：



　　•用更好的方法來處理資訊。尊重大腦的天賦和限制，才不會被大量的外部資訊綁架。

　　•建立框架。框架能幫助你決定什麼事值得注意。

　　•創造力。為了保有創造力，而放棄上述兩點也沒關係。但是分神發想後，一定要有明確的方法重拾掌控力和洞察力。



　　將這些改變成了習慣，你就擁有掌控力和洞察力，能夠適當的回應所處的情境，和湧向你的資訊。



　　這本書，你可以這樣用



　　關於工作效率的書，大多像參考書，必須從頭讀到尾才能領悟書中各項論點，或找出參考依據；讀完後如果需要某項提示時，可以再快速翻閱特定章節。但有效的教學指南書往往不是參考書，因為參考書的概念基礎得依賴前面的章節，所以過不了多久，你就要再重頭讀一遍。此外，參考書籍雖然會設計提示功能，但缺乏整體的基礎概念。



　　就討論工作效率的書來說，「提示」和完整的「架構」缺一不可。先學習原理再加以運用當然很重要，但參照的資料也不能少，如此一來才能融會貫通，所以我以八個習慣來架構本書。這八個習慣足以把各種工作面向整合成一個系統，讓你能一次培養一項或兩項習慣，輕輕鬆鬆的把提升工作效率轉化為日常生活的一部分。



　　本書每章節都是以習慣迴路（habit loop）為架構，也就是培養習慣的三個要件，我會敘述「為什麼」需要這項習慣。接下來再討論「如何」建立新的慣性。最後一部分則會告訴你，這項習慣會帶來「什麼」好處。



　　這裡談的「為什麼」也就是觸發習慣的誘因，和形成這項習慣的基礎，以助你養成每個習慣。先內化一項習慣後，它就能成為培養下一個習慣的穩固基礎。注意，請避免要求自己一次接受多項新習慣，因為改掉舊習、採納新的，會花點時間和精力。



　　本書會用習慣來提高工作效率，有兩個原因：第一，習慣可以讓我們把一堆有趣而複雜的概念，轉成容易消化、輕鬆採納的資訊模組。第二，顧名思義，習慣是自動行為，不用經過思考。我希望工作效率的核心概念能變成各位的生活習慣、能自動履行。也就是說，做某事前，你已經設想過，所以再遇到相同的事，不必有意識的去思考就能觸發好習慣。



　　形成習慣和改變習慣



　　「重複的行為造就了我們。因此卓越不是行為，而是習慣。」──亞里斯多德（Aristotle）



　　嘗試著改善工作效率時，只要是相關書籍，我一本都不放過，但卻不斷失敗。誤以為這些內容看起來合理，又都能理解，所以只要輕鬆彈個手指，就能改變生活方式，但這一點也行不通。我曾嘗試各種方法，有時候下載最新的待辦清單軟體，還真的有點效果，但是我同時改變的太多、太快了。也許你也有這樣的經驗。因此我終於明白，必須以習慣的形式，一次改進一項。



　　查爾斯•杜希格（Charles Duhigg）在《為什麼我們這樣生活，那樣工作？》（The Power of Habit）的結尾寫到，他如何運用習慣迴路，也就是提示（cue）、習慣（routine）及獎勵（reward）三步驟，分析到底是什麼樣的癮頭，養成他的壞習慣。我把「養成習慣」的過程簡單摘要如下：



　　•找出想改變什麼慣性行為。

　　•以獎勵來試驗。

　　•隔絕引發壞習慣的提示。

　　•計畫如何改變、設定警報和觸發條件，來預先阻止壞習慣。



　　本書聚焦於於建立新習慣的同時，也讓你改掉舊習慣。書中介紹有關於工作效率的每項習慣時，都會先討論會有哪些提示，並分析為什麼比起外界的誘導，內心的渴望對你更有利，也會提出建立該項習慣後，你可以獲得什麼好處，這會讓你產生動力。假如你突然不知所措，試試以下列綱要來培養新的習慣：



　　•你想培養什麼新習慣？

　　•這能帶給你什麼益處？

　　•多常實行這習慣？

　　•在什麼情境下需要它？

　　•什麼提示能觸發這項慣性行為？

　　•哪種渴望存在於觸發習慣的提示之中？例如：分心、進步、秩序或完成。

　　•養成新習慣後會有什麼獎勵，用以滿足你的渴望？