面對大量事情,總是忙得焦頭爛額?
團隊成員多,卻無法如期完成任務?
學會最強顧問公司在用的兩分鐘原則、果斷決策……
你一次就把事情做好!
團隊成員多,卻無法如期完成任務?
學會最強顧問公司在用的兩分鐘原則、果斷決策……
你一次就把事情做好!
•進公司就忙著回mail,預定進度做到加班才完成嗎?
•主管交辦的多項任務,怎麼安排執行順序最有效率?
•工作遇到突發狀況,應該由自己處理還是請同事幫忙?
•與其他團隊合作時,如何溝通協調可以更省時間?
★★學麥肯錫分配時間,你每1分鐘都比別人有效率!
被工作追著跑的原因,說到底,就是沒有養成時間分配的好習慣。
本書提出麥肯錫的8個時間管理原則,包括了5W2H原則、WBS結構、優先原則……,還有易懂易學的20張圖表,讓你一次就瞄準工作重點,擺脫手忙腳亂、不斷被干擾的困境,從此不再忙得團團轉,而且天天績效紅不讓!
★★用8原則掌握關鍵,花最少時間完成最多事!
一、優先原則:「緊急且重要」的事排在第一順位
許多人都知道「緊急的事必須優先做」,忙著處理緊急的事,於是重要的事變得緊急才處理,導致欠缺規劃就草率執行,自然無法達成預期效果。那麼,麥肯錫顧問都優先處理什麼事呢?
【方法】
1. 用四象限分析法,找出「緊急且重要」的事項。
2. 將上述的事項從「待辦」調整為「必辦」。
3. 每天下班前,將第二天必辦的5件事列成清單,然後第二天確實執行。
二、一次原則:「該做」的事第一次就做好
很多人覺得自己做事時間緊迫,總想著先應付一下、再找時間處理,就匆促完成工作而不在乎品質,結果耗費更多時間和精力來修正錯誤。因此,麥肯錫培訓顧問時,總是強調「第一次就要把事情做好」。
【方法】
1. 將工作分成幾個部分,一次好好完成一個部份。
2. 不要求做到完美才出手,可以詢問相關者的意見。
3. 吸取前人的實務經驗,以降低失誤率。
三、兩分鐘原則:「突發」的事不再疏漏或拖延
人們碰到規劃外的事,例如客戶突然要你回電,往往會先想想要何時著手、怎麼處理,並列為待辦事項,這就花費5分鐘以上。麥肯錫建議,應該依據「兩分鐘原則」決定如何因應,以避免事情升級為緊急任務。
【方法】
1. 以「能否2分鐘內完成」做為判斷標準。
2. 如果能2分鐘內完成,就馬上去做,然後重新專注在既定的工作。
3. 如果無法2分鐘內完成,便確認處理的優先順序,並列入工作清單。
★★透過20張圖快速理解,在工作與生活中實踐!
【圖表】運用「WBS結構」,分解專案任務
【圖表】根據「每天的生理節奏」,安排關鍵任務
【圖表】透過「3步驟思考」,果斷做出決策
【圖表】實行「番茄工作法」,在緊繃中鬆一口氣
【圖表】「繼續拖延vs立刻行動」,比較兩者的利益
【圖表】把握工作與日常生活的「4個空檔」
*原書名為《麥肯錫時間分配好習慣》
推薦人
新創及二代企業導師 丁菱娟
精實管理顧問 江守智
知名企管講師 趙胤丞
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