範例 可惜沒寫好的郵件、改後很ＯＫ的郵件

前言 實戰有效！邏輯思考與表述力



第1章 【掌握全局】

商務書信是邏輯思考的訓練

熱身操 工作向前推進的不二法門

目標&檢核 一看就懂的基本形式

檢核1 對方明白「主題」嗎？

檢核2 你期待什麼「回應」？

檢核3 內容已清楚「分類」？

檢核4 類別「重點」夠清楚嗎？

檢核5 「具?簡?邏?好」，是否具備？

終極目標 邏輯說服的傳達公式



第2章 【重點確認】

寫信前，已決定傳達是否到位

課程1 考慮「傳達後」的事

課程2 不要浪費他人時間

課程3 想清楚要寫些什麼

課程4 釐清「希望對方做什麼」

課程5 寫電子郵件像在開會

例題 2-1【準備】業務改善專案

例題 2-2【準備】新版語音郵件

例題 2-3【準備】製作課程大綱

實戰練習2-1【準備】內部表單傳送

實戰練習2-2【準備】資深人員表揚典禮

實戰練習2-3【準備】電話系統轉換

實戰練習2-4【準備】QC頒獎典禮

實戰練習2-5【準備】新進人員增設電話

實戰練習2-6【準備】開發海洋膠原蛋白

實戰練習2-7【準備】烹調設備更換



第3章【架構組織】

結構方格，整理思緒的利器

課程1 用三段落，組成訊息

課程2 引言，訊息的整體說明

例題 3-1 【引言】業務改善專案

例題 3-2 【引言】新版語音郵件

例題 3-3 【引言】製作課程大綱

實戰練習3-1【引言】內部表單傳送

實戰練習3-2【引言】資深人員表揚典禮

實戰練習3-3【引言】電話系統轉換

實戰練習3-4【引言】QC頒獎典禮

課程3 組織正文的麥肯錫邏輯思考

課程4 釐清思路，你需要結構方格

課程5 進階運用MECE分類技巧

課程6 過度省略，語意支離破碎

課程7 總結寫得棒，給人好印象

例題 3-4【正文】業務改善專案

例題 3-5【正文】新版語音郵件

例題 3-6【正文】製作課程大綱──基礎篇

例題 3-7【正文】製作課程大綱──應用篇

實戰練習3-5【正文】內部表單傳送

實戰練習3-6【正文】電話系統轉換

實戰練習3-7 【正文】資深人員表揚典禮

實戰練習3-8 【正文】QC頒獎典禮

實戰練習3-9 【正文】開發海洋膠原蛋白

實戰練習3-10 【正文】烹調設備更換

挑戰題 3-1【正文】部內爆發不滿的背景說明

挑戰題 3-2【正文】聽取顧客A的意見



第4章【視覺化】

讓人「一看就懂」的祕訣

課程1 對方「跳著讀」，也不錯誤理解

課程2 以「So What？」打頭陣

課程3 表現層級，只用空格與符號

課程4 訂定標題，增加讀信意願

課程5 段首切入點，層次的連接

課程6 兩要點，任何文件都表達到位

例題 4-1 【視覺化】業務改善專案

例題 4-2 【視覺化】新版語音郵件

例題 4-3 【視覺化】製作課程大綱

實戰練習4-1【視覺化】QC頒獎典禮

實戰練習4-2【視覺化】奶爸奶媽員工協助方案

實戰練習4-3【視覺化】X公司的營收分析

實戰練習4-4【視覺化】主要團隊會議的概述

實戰練習4-5【視覺化】內部表單傳送

實戰練習4-6【視覺化】其他商務書信的組織結構

實戰練習4-7【視覺化】聽取顧客A的意見



第5章【用字精準】

「四字訣」提升表述能力

課程1 從表達習慣，找出自己問題

課程2 具體性：將「So What？」化為文字

課程3 簡潔度：讓人不假思索的反應

課程4 邏輯性：前後敘述的連接關係

課程5 好感度：留下好印象的遣詞用字

例題 5-1 【具體性】「綠色日」的廢棄物清運事宜

例題 5-2 【具體性】在職研究生增加的背景分析

例題 5-3 【簡潔度】中國工業用縫紉機市場概況

例題 5-4 【簡潔度】未來的研習課程

例題 5-5 【邏輯性】增設獨立董事

例題 5-6 【邏輯性】辦公室搬遷

例題 5-7 【好感度】報價流程改革案例相關資料

實戰練習5-1 【語文表達】更換零件材料的問題

實戰練習5-2 【語文表達】分公司更換傳真機事宜

實戰練習5-3 【語文表達】企業內部刊物



結語 從「看得懂」邁向「做得到」

附錄 電子郵件修改範例



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前言



實戰有效！邏輯思考與表述力



　　本書是一本實戰練習，用來學習邏輯溝通的「基本形式」。所謂的邏輯溝通，是指「簡明易懂，有邏輯且迅速、給人好感的傳達訊息，並且推動業務」。這對每個人而言，都是與平時工作直接相關的事。



　　自從拙作《邏輯思考的技術》（合著，繁體中文版由經濟新潮社發行）、《邏輯寫作力》（繁體中文版由天下雜誌發行）上市以來，我為各行各業的上班族進行過多場邏輯溝通研習課程，當中採用一些學習基本邏輯溝通所需的練習，我將它們匯集整理過後，寫成本書。



　　這些練習，要透過日常生活中的商務電子郵件，學習表達的「基本形式」。也就是，「碰到這種元素，就要這樣整理、排列」的概念。



　　或許有些人會覺得詫異，心想：「什麼？電子郵件？」不過，在研習課程中，學員們拿「基本形式」和自己或同事寫的電子郵件對照過後，都會從中發現一些毛病。例如，「原來是沒有這樣做，所以才會被說『所以呢？你想說什麼？』」「因為少了這個，所以對方才會看不懂啊？」等。



　　只要動動手和腦，活動一下之後，就會欣然接受「原來我平時的那一套作法，只要調整一下這裡就行了呀！」「原來邏輯思考只要這樣用就對了！」「不只適用電子郵件，還可以套用在說話上」。



　　上過研習課程之後，我收到很多學員的回饋。例如，「收到回信的速度變快」「我把這一套方法運用在會議上，議案很順利的過關了」「部屬的電子郵件也出現一些變化」等。



　　建構基本形式需要用到四種技巧。在本書中，我們也會進行這四項練習：



　　??? ?在表達之前的準備技巧

　　??? ?整理、組織思維的技巧

　　??? ?視覺化呈現組織架構的技巧

　　??? ?包括提升好感度在內，全面精進表達方式的技巧



　　「?」和「?」是用簡單明瞭的方式，有邏輯的整理個人想法的「邏輯思考」技巧；「?」和「?」則是有邏輯的整理過後，將內容簡單明瞭的表達的「邏輯寫作」技巧。均衡的兼具思考的「整理」與「表達」這兩種基本技巧，就能幫助我們進行有邏輯的溝通。好好練習這四種技巧，以便學會基本形式──這就是我們練習的目的。



　　所謂的「技巧」，就是只要有效的反覆練習，人人都能學得會。再者，確實學會基礎之後，想必就能順利學會應用的技巧。例如，為擬訂一份對公司內、外的提案，所需要的邏輯架構形式，以及簡報這份提案內容時的呈現方法等。



　　若有意加強自己在邏輯溝通方面的基本能力，或希望提升部屬的基本能力，請務必妥善運用本書。



　　本書的整體結構



　　在第1章當中，我會說明傳達訊息的「基本形式」。自第2章起，則會開始進行練習。



　　●第1章：掌握全局



　　透過「傳達訊息時，要滿足這些條件」的檢核表形式，和各位分享傳達訊息的基本形式。請用這份檢核表，對照一下自己或部屬的傳達訊息的方式──如此一來，想必腦海中就會浮現幾個「練習重點」。



　　若不具備任何邏輯思考、寫作方面的先備知識，最好從第2章起依序練習；若已經學過相關知識，亦可從個人列為練習重點的章節開始練習。



　　●第2章：重點確認



　　我們要預作準備，以便組織出一段表達到位的訊息。這裡要學習「無論再怎麼沒有空，都要事先確認」的兩件事，以及確認的方法。



　　這些準備，就是在那些煩惱「訊息老是傳達得不夠到位」的人身上，往往會看到的盲點。只要多加練習，很快就會有成效。



　　●第3章：組織架構



　　以「邏輯思考的運用方式」為主軸，練習如何組織訊息。我們會依訊息當中的「引言→正文→總結」等段落，分別練習如何組織、架構訊息。利用我們在準備階段確認過的元素，所組織出來的內容，就是引言。



　　至於正文的結構鋪陳，我們會用邏輯思考當中的兩個觀念來進行：一個是要聚焦主題，明確釐清So What？�Why So？（所以呢�為什麼可以這樣說）；另一個則是要運用MECE（彼此獨立，互無遺漏）的概念來整理，以避免雜亂的堆疊說明或出現重大遺漏。我們會用「結構方格」的圖表，來練習這兩個概念。



　　●第4章：視覺化



　　練習用一目瞭然的方式，呈現訊息的整體結構，以便讓他人迅速明白。



　　即使我們再怎麼善於在自己的腦海中整理、組織資訊，只要對方解讀、聽聞到的內容不一樣，訊息就無法正確傳遞出去。況且在工作上，能讓他人迅速接收到重點的巧思，至關重要。因此，我們會練習表達的訣竅，以便有效表達我們運用邏輯思考所組織出來的內容。



　　●第5章：用字精準



　　為了讓訊息看得懂，我們要練習一個不可或缺的元素──語文表達。自己平常的用字遣詞，能準確、貼切，還能讓人有好感的表情達意嗎？如果認為「反正公司裡大家都這樣用」「我沒有想太多」，在那些平時不經意就說出口的字句或表述中，就會摻雜一些讓人難以理解的內容，太可惜了。建議要有一份自己的檢核表。



　　這樣練習邏輯思考

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　　從第2章到第5章，我們會依「課程→例題→實戰練習」的順序，來進行練習：



　　●課程



　　我會用「每課一個主題」的形式，講解各章的重點。建議在練習解題之前，最好先確認這些內容。範例郵件都和第1章相同，本書最前面有郵件全文，請先翻開來閱讀。



　　●例題



　　我會講解在課程中學到的概念該如何使用，並且帶各位一起練習。



　　第2章到第4章的例題，是由三篇相同的文章組成，但在各章中會問不同的問題。只要把例題拿來認真思考兩次，就能做到很扎實的練習：



　　?第1次請依序練習本書各章中的例題。

　　（例題2-1→例題2-2→例題2-3等）



　　?第2次請針對相同文章的例題，依準備→組織→視覺化的順序來練習。

　　（例題2-1→例題3-1→例題3-4→例題4-1等）



　　●練習



　　只要用課程和例題當中學過的內容，就能回答問題。儘管書中並未逐題附上講解或解答範例，不過，在第2∼4章列出來當作實戰練習的所有電子郵件，以及實戰練習5-5，修改範例都列在附錄「電子郵件修改範例」當中，建議不妨把它們當作參考解答來使用。

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　　例題和實戰練習的電子郵件，有些是專供本書練習所寫，有些是我在研習課程實作時用的素材，設定、內容皆為虛構。至於這一連串的題目，則反映我在研習等活動當中，看過大家提供許多實際的「商務郵件」，並加以分析後，發現其中「難懂訊息的特徵」。有些題目是參考實際的電子郵件寫成，但我已調整過當中的設定與內容，讀者已經無從推知內容出自哪個人、團體，或從中掌握任何特定資訊。我特別提醒自己，這些題目必須是會出現在讀者生活周遭的內容，或是讓讀者很容易想像該如何拿來運用邏輯思考、寫作技術的內容。



　　如今，上班族常常透過電子郵件，進行日常生活的「報聯商」（報告、聯絡、商量）、請求和小型提案。期盼在練習時，能一邊回想平時的工作，並將邏輯溝通的「基本形式」化為習慣。